Tenging markmiða og árangurs

Í því samfélagi sem við búum í hefur talsvert verið rætt og ritað um hvað þarf til þess að ná auknum árangri. Almennt er það samþykkt sem staðreynd að líkur á árangri aukist þegar sett eru skýr markmið og þeim fylgt eftir á skilvirkan hátt. Oft er það þó þannig að þau markmið sem við viljum helst ná, hvort
sem það er í einkalífi eða vinnu, gera kröfur um breytingar á hegðun eða ferlum til þess að hægt sé að ná þeim. Okkar stærsta hindrun er því sú staðreynd að við sem einstaklingar erum yfirleitt frekar léleg í að tileinka okkur breytta hegðun sem getur gert okkur erfitt fyrir að ná þeim markmiðum sem við viljum ná.

Rannsóknir sem snúa að mannlegri hegðun hafa sýnt að líkurnar á árangri aukast þegar hægt er að brjóta þessi markmið niður í smærri einingar og að skýr tenging sé á milli þeirra og daglegra verkefna.

„Það er aðeins ein leið til að borða fíl, einn bita í einu“ (Desmund Tutu).

Áætlanargerð sem hluti af árangri

Þessa dagana fer fram árleg áætlunargerð hjá íslenskum fyrirtækjum, vinna sem oftar en ekki er unnin um kvöld og helgar meðfram öðrum verkefnum. Vandinn við þessa annars ágætu jólahreingerningu er að hún gerir kröfu um mikla Excel handavinnu, tekur tíma frá daglegum verkefnum stjórnenda en fer samt oft ekki lengra en inn í samantekt niður á bókhaldslykla og PowerPoint-kynningu fyrir stjórn. Þar sem dagleg verkefni hafa safnast upp á meðan þessi vinna fer fram, þá er sjaldnast tími gefinn til þess að tengja saman forsendur við lokatölur áætlunar. Þetta þýðir að sviptingar á markaði, eins og verðbólga, gengisbreytingar eða kjaraviðræður, gera það að verkum að áætlunin getur fljótt orðið úreld, jafnvel gleymist hvaða forsendur lágu að baki henni og því of tímafrekt að endurgera áætlunina samkvæmt núverandi ferli.

Til þess að auka líkurnar á því að áætlunin raungerist þarf að brjóta hana niður og tengja við dagleg verkefni starfsfólks. Það eru hins vegar fáir sem tengja dagleg verkefni við upphæðir á bókhaldslyklum. Sú áætlun sem verið er að framleiða í flestum íslenskum fyrirtækjum þessa stundina missir því of oft af því tækifæri að geta orðið vegvísir í átt að auknum árangri og verður í staðinn líkara óskhyggju í PowerPoint-kynningum stjórna fyrirtækja.

Breytingar í rekstrarumhverfi

Í grein sem ráðgjafafyrirtækið McKinsey birti nýverið voru taldir til nokkrir undirliggjandi þættir sem eru að breyta rekstrarumhverfi fyrirtækja og umbreyta stjórnun til frambúðar. Einn þeirra þátta er sú staðreynd að allt er orðið tengt í dag sem þýðir að ytri atburðir hafa áhrif á alla markaði. Við höfum fundið töluvert fyrir þessum sviptingum síðustu ár, t.d. með COVID-19, Úkraínustríðinu og núna nýjustu verðbólguskotunum. Þessi sífelldi ófyrirsjáanleiki er orðinn staðreynd sem fyrirtæki þurfa að læra að vinna með. Þetta gerir kröfur um innviði sem gera þeim kleift að bregðast hraðar við en þau hafa getað gert áður.

Annar af þessum undirliggjandi þáttum er að það eru að eiga sér stað tæknibreytingar sem eru að endurskilgreina hvernig virði verður til í starfsemi fyrirtækja. Þetta þýðir að hlutverk starfsfólks er ekki að haga sér eins og vélar og bíða eftir skipunum að ofan, heldur að hugsa sjálfstætt og bregðast hratt við þegar aðstæður breytast. Þeirra hlutverk verður að nýta gögn og upplýsingar til að umbreyta ferlum og fyrirkomulagi og veita tímanlega ráðgjöf og þjónustu til sinna innri og ytri viðskiptavina.

Þegar horft er til áætlunarferla fyrirtækja, þá gera þessar breytingar kröfur um að ferlið sé uppfært á þann hátt að auðveldara verði að endurskoða áætlunina þegar forsendur breytast, eða nýjar sviðsmyndir verða til, ásamt því að auðveldara þarf að vera að koma þessum markmiðum í framkvæmd og inn í dagleg verkefni starfsfólks. Eins og í öðrum viðskiptaferlum, hafa nútímafyrirtæki farið þá leið að uppfæra sín áætlunarferli með hugbúnaðarlausnum sem einfalda vinnu stjórnenda. Þessar uppfærslur gera þeim kleift að rýna, greina og taka ákvarðanir, í staðinn fyrir að eyða öllum sínum tíma í að safna saman og slá inn gögn í dauð Excel-skjöl. Þeirra tími nýtist því í það að hugsa, horfa fram á við og fylgja markmiðum eftir, í staðinn fyrir að bíða eftir fyrirmælum, skila inn áætlun og sjá hana svo ekki aftur fyrr en fjárhagslyklar liðinna mánaða eru bornir saman við úrelda áætlun.

Nútímavæðing árangursferla

Expectus hefur síðustu 13 ár einbeitt sér að því að aðstoða íslensk fyrirtæki við að ná auknum árangri með því að nýta gögn til ákvarðanatöku. Í dag eru um 200 viðskiptavinir sem nýta sér ráðgjöf og tækni frá Expectus til þess að bæta yfirsýn í rekstri, skilgreina skýr markmið og koma þeim í framkvæmd í gegnum daglegar skýrslur og greiningar til stjórnenda og starfsfólks.

Expectus býr yfir áratuga reynslu í því að aðstoða fyrirtæki við að endurhanna áætlunar- og árangursferla ásamt því að bjóða upp á fjórar sérhæfðar hugbúnaðarlausnir sem stuðla að uppfærðum áætlunarferlum.

Fyrir

• Smærri fyrirtæki: Advise
• Meðalstór fyrirtæki: Kepion og BizView
• Stór fyrirtæki: Workday Adaptive

Forsenda árangurs er skýr markmiðasetning og stöðug eftirfylgni. Flest íslensk fyrirtæki hafa hafið þá vegferð að uppfæra viðskiptaferla sína til þess að geta brugðist við áskorunum samtímans. Það sem mörg þeirra eiga eftir, er að huga að uppfærslu á árangursferlinu sem í daglegu tali er kallað áætlunargerð.