444 9800
Vegmúla 2, 108 Reykjavík

Blogg

Pennastrik, hvirfilvindur og hegðun

Ef ég hefði vitað það þá sem ég veit nú. Það hefði getað einfaldað vinnu mína og verkefnaframkvæmd til muna. Og, ekki síst hjálpað mér að ná sýnilegum árangri þar sem það ekki tókst. Ég er ágætis stjórnandi. Nokkuð góð bara. Hver þekkir það ekki sem stjórnandi að hafa aldrei tíma til að leita að réttu verkfærunum, lesa sig til, uppfæra dótakassann. Reyndar er það ekki alveg rétt. Sem stjórnandi tekur maður sér ekki nægan tíma í að uppfæra dótakassann og afla nýjustu þekkingar. Með öðrum orðum; maður lætur hvirfilvindinn éta sig. Hvað eftir annað.

Nú veit ég meira. Ég hef tekið mér tíma til að læra. Nú veit ég að ekki allar áskoranir, ekki öll verkefni eru sama eðlis. Þau má flokka niður eftir eðli þeirra, sem gerir það strax viðráðanlegra að ráðast í að klára þau. Maður öðlast yfirsýn. To-do listinn hættir að vera eins ógnvekjandi. Og – það sem er enn betra: það er einfaldar margt að það er skynsamlegt að beita mismunandi aðferðum til að leysa mismunandi verkefni. Ekki nota eina aðferð á allt. Flokka má áskoranir og verkefni í þrjá flokka eftir eðli þeirra.

Pennastrik, hvirfilvind og hegðunarbreytingar.

Pennastriks verkefni eru þau verkefni, þar sem sú eða sá sem hefur völd til þess, getur einfaldlega ákveðið að framkvæma þau með „einu pennastriki“. Slík verkefni eru til dæmis að ráða fleira fólk, að kaupa nýtt húsnæði, að selja fyrirtæki. Hér er oftast um einungis einn eða örfáa aðila að ræða, sem geta framkvæmt og klárað verkefnið frá a-ö. Þessi verkefni fá því oft forgang og eru fljótt strikuð út af to-do listanum.

Hvirfilvindurinn eru áríðandi verkefnin. Verkefnin sem garga á þig dag út og dag inn. Verkefnin sem stjórnast af tölvupóstum, símhringingum, yfirboðum, fundargerðum. Verkefnin sem lúta að því að halda daglegri starfsemi gangandi. Þessi verkefni ryðja yfirleitt öðrum verkefnum til hliðar og eru því unnin (þó alls ekki alltaf kláruð), óháð mikilvægi til lengri tíma. Stærri hvirfilvindsverkefnin er síðan tiltölulega auðvelt að vinna í teymum eða aðeins formlegri framkvæmdahópum og þau hafa upphaf og enda til skemmri tíma.

Hegðunarbreytingar verkefnin eru mikilvægu verkefnin. Mikilvægu verkefnin sem ef þau væru unnin alla leið myndu minnka hvirfilvindinn til muna, en sem yfirleitt verða sjálf gargandi verkefnum hvirfilvindsins að bráð. Þetta eru verkefnin sem lúta að því að breyta hegðun okkar og viðhorfi. Verkefni sem krefjast mikils aga þvert á allt fyrirtækið. Ef okkur tekst að innleiða þó ekki sé nema eina mikilvæga hegðunar- og viðhorfsbreytingu, þá getur það þýtt að hvirfilvindsverkefnin eru ekki bara líklegri til að klárast, heldur mun þeim fækka verulega. Margir eldar sem þarf að slökkva, myndu aldrei kvikna í framtíðínni ef ákveðin viðhorf væru innleidd og grundvallar breyting gerð í ákveðnu hegðunarmynstri í starfsemi fyrirtækis. Það er þekkt að það tekur langan tíma að breyta viðhorfi fólks og innleiða nýja æskilegri hegðun í starfsemina. Þess vegna krefjast hegðunarbreytingarverkefnin skipulags, þolinmæði og aga. Þvert á fyrirtækið.

Því þetta eru ekki bara mikilvægu verkefnin. Þetta eru yfirleitt stefnubreytingar verkefnin. Verkefnin sem er lykilatriði að innleiða alla leið til að stefnumótun fyrirtækisins raungerist í virði. Þetta eru verkefnin sem, ef þau fá raunverulegan fókus og skuldbindingu allra, breyta fyrirtækjamenningunni sem flestir eru sammála um að sé svo mikilvægt að sé rétt.

Nýlegar rannsóknir Franklin Covey í samstarfi við Ram Charan og Jim Collins hafa leitt í ljós að aðalástæðan fyrir því að fyrirtæki ná ekki framúrskarandi árangri er ekki skortur á góðri stefnumótun heldur vangeta til að hrinda stefnunni í framkvæmd. Þessar rannsóknir sýna að starfsmenn nota aðeins 49% af vinnutíma sínum til að vinna að verkefnum sem tengjast mikilvægustu stefnumarkandi áherslum fyrirtækisins.

Þá kem ég aftur að verkfærakassanum. Við hjá Expectus leituðum lengi að verkfæri sem myndi hjálpa okkar viðskiptavinum að innleiða hegðunar- og viðhorfsbreytingar í sínum fyrirtækjum. Það er ekki auðvelt, þegar hefðin er fyrir því að einblína á hvernig á að móta stefnu fyrirtækja, ekki að innleiða mikilvægar stefnubreytingar alla leið. Við fundum loks verkfæri sem hefur sannað sig erlendis til margra ára og er nú búið að sanna sig sem aðferðarfræði sem virkar, hjá mörgum íslenskum fyrirtækjum, stórum sem smáum. Þetta er aðferðafræðin «The 4 Disciplines of Execution» frá Franklin Covey, eða 4DX. Ekki aðeins kennir hún okkur að flokka verkefnin eftir eðli þeirra, hún kennir okkur að innleiða stóru stefnubreytingarnar á farsælan hátt.

4DX snýst um fjögur lykilskref í innleiðingu á mikilvægasta markmiði fyrirtækisins:

  1. Að styrkja afgerandi hlutverk stjórnandans í framkvæmdarferlinu
    • Gerðu drög að mikilvægustu markmiðum (Wildly Important Goals [WIGs]) fyrir hverja starfseiningu.
  2. Að þróa drög að mikilvægustu markmiðum (Wildly Important  Goals [WIGs]), mælikvörðum og skortöflum fyrir hvert teymi
    • Skilgreindu árangursmælikvarða (lead og lag indicators) fyrir lykilmarkmið.
  3. Að vakta og hvetja teymi / starfseiningar til árangurs
    • Stilltu upp skortöflum til að fylgjast með réttum mælikvörðum.
  4. Að skapa menningu ábyrgðar og stefnufestu
    • Skapaðu drög að framkvæmdaáætlun til að halda fólki ábyrgu fyrir mælikvörðunum og árangri.

Mikilvægustu forsendur fyrir velgengni í innleiðingu stefnu með 4DX hafa reynst vera tvær. Alger helgun og skuldbinding æðstu stjórnenda fyrirtækisins annars vegar og þátttaka allra starfsmanna hins vegar. Það er í raun heilbrigð skynsemi og engin tilviljun að þessar forsendur reynist lykilatriði, því þær eru það örugglega óháð aðferðarfræði. Það vill hins vegar oft gleymast að taka allt fyrirtækið með í mikilvægar vegferðir, ofan frá og niður og þvert á.

Ég er án efa betur útbúin sem stjórnandi með þetta verkfæri í mínum verkfærakassa fyrir stjórnun og stefnumótun. Við notum þessa aðferðarfræði þvert á fyrirtækið hjá Expectus, óháð stærð og eðli teyma og hópa. Við höfum prófað, gert mistök, endurskoðað og lagað. Það er skemmst frá því að segja að það virkar. Svínvirkar.

Ég skora á þig að skoða og meta hvort ekki sé tími til kominn að uppfæra dótakassann fyrir innleiðingu á stefnu fyrirtækisins.

Deila   
Anna Björk Bjarnadóttir

Framkvæmdastjóri / Managing Director Expectus Software │ Ráðgjafi / Consultant