444 9800
Vegmúla 2, 108 Reykjavík

Blogg

Verkefnastjórnun, Verkefnaskrá og nýjar áherslur

Síðustu misseri hefur verið áberandi sú aukna áhersla sem fyrirtæki hafa gert til skilvirkari og markvissari verkefnastjórnunar. Nú er erfitt að staðhæfa um hverjar helstu ástæður eru en ég vil meina að það tengist tveim megin þáttum, annars vegar efnahagshruninu sem varð til þess að fyrirtækin gerðu sjálf kröfu um betur skilgreindara stjórnskipulag með betri yfirsýn á í hvað fjármunir þeirra væru að fara og meðvitaðri stýringu almennt innan fyrirtækja, hvort sem væri á verkefnum eða öðru, og hins vegar aukin sókn í nám á sviði Verkefnastjórnunar, þá einna helst MPM nám Háskólanna, nú Háskólans í Reykjavík og áður Háskóla Íslands. Það eru eflaust fleiri þættir sem spila hér inn í en það má álykta að aukin áhersla á verkefnastjórnun gæti tengst þessari þróun.

Aðferðafræðin

Þessari þróun ber að fagna og á að mínu mati eftir að bæta verkefnastýringu almennt í fyrirtækjum til lengri tíma. Verkefnastjórnun er vítt hugtak og hafa margar mismunandi aðferðir verið kynntar síðustu ár til að ná fram aukinni framleiðni og betri árangri í verkefnum. Það er stundum talað um hefðbundna verkefnastjórnun í þeim skilningi að það sé sú aðferðafræði sem menn stuttust við til að byrja með og svo nýlegri aðferðafræði eins og Agile Project Management. Að mínu mati er allar þessar aðferðir góðar og gildar, og í sumum tilfellum henta aðrar betur en hinar. Nú nýverið er farið að tala um Bimodal IT Projects sem kalla á nýjar aðferðir eða breytta nálgun í verkefnastjórnun. Bimodal þýðir að við getum verið með tvenns konar verkefni þar sem mismunandi aðferðafræði hentar í hvoru tilviki fyrir sig, en jafnframt gætum við verið með verkefni sem spannar tvær eða fleiri áherslur eða fasa þar sem mismunandi aðferðafræði hentar. Ég held að við getum flest verið sammála um að þegar kemur að verkefnastjórnun almennt þá sé mikilvægt að vera sveigjanleg en jafnframt að halda sig við þær aðferðir sem hafa virkað vel fyrir mann.

Staðan í dag

Mörg fyrirtæki í dag eru að halda utan um lykilverkefnin í Excel skjölum og með stöðuskýrslur þeirra í PowerPoint. Upplýsingatæknisvið þessara fyrirtækja eru svo að nota sín verkefna- og beiðnakerfi. Markaðs- og sölusvið svo með sitt kerfi. Einstaklingarnir halda utan um verkþætti í Microsoft Outlook og ef vel er athugað eru kannski 5-10 verkefnastjórnunarlausnir í gangi í fyrirtækinu einu, á mismunandi sviðum og stigum innan fyrirtækisins. Algengasta verkefnastjórnunarlausnin sem notuð er í dag er Microsoft Outlook og er hún engan veginn hugsuð sem slík fyrir hópa eða teymi, heldur einstaklinginn.

Miðlægt verkefnastjórnunarumhverfi tryggir að yfirsýn fyrirtækisins stór batnar og allir helstu hagsmunaaðilar, frá framkvæmdastjórn til þeirra sem er ábyrgir fyrir einstaka verkþáttum í verkefnum hafa sömu sýn á stöðu verkefna. Það er auk þess mikilvægt að hægt sé að tengja verkefni við stefnu og markmið fyrirtækisins, til að tryggja að verið sé að vinna þau verkefni sem á að vinna og fjárfestingum sé varið í samræmi við stefnuna.

Verkefnaskrá Expectus

Við hjá Expectus höfum þróað Verkefnaskrá þar sem við höfum markvisst stefnt að því að hún nái utan um mismunandi aðferðir í verkefnum, en jafnframt taki á yfirsýn á lykilmælikvörðum verkefnis fyrir helstu hagsmunaaðila, s.s. eigendur verkefna, stýrihópa, verkefnastjóra sem og að vera vinnusvæði fyrir alla þátttakendur í verkefnum.

image

Verkefnaskráin tekur á öllu ferli verkefnastjórnunar frá gerð verkefnistillaga, í gegnum samþykktarferlið, framkvæmdastig verkefnis og að verklokum og varðveislu verkefnisins.

Niðurstaða

Afleiðingar þess að vera ekki með skýra yfirsýn á lykilverkefni fyrirtækis getur haft veruleg áhrif á mörgum sviðum. Sérstaklega ef það er ekki til staðar:

  • formlegt ferli við að senda inn verkefnistillögur,
  • mat og val á verkefnum í samræmi við stefnu og
  • Yfirsýn á lykilmælikvarða verkefna
  • Skilvirkt framkvæmdastig verkefna þar sem staða verkefna er aðgengileg fyrir alla helstu hagsmunaaðila

Uppsetning á miðlægri verkefnaskrá fyrirtækis stuðlar að betri yfirsýn allra helstu hagsmunaaðila og hjálpar stjórnendum við að taka betri og skýrari ákvarðanir varðandi verkefnaáherslur, forgangsröðun og að fjárfestingum sé varið í samræmi við stefnu.

Við erum stöðugt að leita leiða til að betrumbæta Verkefnaskránna okkar og bregðast við nýjum hugmyndum um útfærslu á einstaka þáttum sem gætu nýst öðrum. Það væri gaman að heyra frá ykkur með ykkar eigin reynslu af þessum málum í ykkar fyrirtæki.

Deila   
Sigurjón Hákonarson

Höfundur er ráðgjafi hjá Expectus.