444 9800
Vegmúla 2, 108 Reykjavík

Blogg

Eru gögn í upplýsingakerfum að valda þér tjóni?

Hlutverk stjórnenda er að leita stöðugt leiða til að útvíkka starfsemi fyrirtækja sinna, auka tekjur og lækka rekstrarkostnað. Í slíkum verkefnum þurfa þeir að geta treyst á upplýsingar og tæknina sem liggur að baki þeim. Í nútíma fyrirtækjum myndast aragrúi gagna við flæði inn og út úr mismunandi tölvukerfum. Forsenda þess að flæði sé rétt á milli kerfa, upplýsingar réttar og tiltækar tímanlega á réttum stöðum, er nákvæm skráning og sjálfvirkir ferlar. Röng skráning getur valdið því að sjálfvirkir ferlar hætta að virka sem aftur getur leitt til mikils kostnaðar; bæði vegna aukinnar vinnu og tapaðra tekna.

Þróuð hafa verið kerfi sem mæta slíkum vandamálum. Þau eru kölluð samtímaeftirlitskerfi því þau fylgjast í rauntíma með gögnum og flæði þeirra um upplýsingakerfin, finna frávik og bresti, upplýsa um þau og setja úrlausn í rétt ferli.

Dæmi um frávik sem samtímaeftirlit er notað til að finna:

  • Viðskiptavinur borgar ekki fyrir vöru sem hann fær
  • Viðskiptavinur hefur óeðlilega háan afslátt á sölureikning
  • Gögn ekki samræmd milli kerfa
  • Óeðlilegar sveiflur í launagreiðslum
  • Óeðlilegar útgreiðslur af bankareikningi
  • Reikningar án innkaupabeiðna
  • Viðskiptamenn án lánatakmarka eða lánamörkum breytt án samþykktar

Auk þess að finna villur eða frávik í gögnum leita samtímaeftirlitskerfi uppi mögulega sviksemi og óeðlilega hegðun starfsmanna í upplýsingakerfum.

Forsvarsmenn fyrirtækja sem hafa innleitt samtímaeftirlitskerfi segja að helsti ávinningurinn af þeim séu skilvirkari ferlar og þar með möguleiki á að bregðast hratt við þegar villur koma í ljós. Með stöðugu samtímaeftirliti er auk þess hægt að nýta betur núverandi fjárfestingu og auka líftíma þeirra kerfa sem til staðar eru. Útskipting stórra kerfa er í eðli sínu bæði kostnaðarsöm og áhættusöm aðgerð.

Reynslan sýnir jafnframt að þar sem samtímaeftirlit er viðhaft breytist viðhorf starfsmanna. Við nákvæmt og stöðugt eftirlit með upplýsingakerfum þjálfast þeir í að bregðast fljótt og örugglega við þeim vandamálum sem upp koma og finna á þeim lausn. Með skjótum viðbrögðum má forða tjóni og koma í veg fyrir álitshnekki.

Höfundur er þróunarstjóri hjá Expectus Software sem hefur s.l. sex ár þróað samtímaeftirlitskerfið exMon sem er í notkun hjá fjölda fyrirtækja, hérlendis sem erlendis.

Deila   
Hörður Már Jónsson

Hörður Már er ráðgjafi hjá Expectus og þróunarstjóri hjá Expectus Software.