444 9800
Vegmúla 2, 108 Reykjavík

Blogg

Úr viðjum vanans

Þessi grein birtist í viðskiptablaði Morgunblaðsins 12.febrúar 2015

Í viðskiptaháskólum er stefnumótun gjarnan talin kjarnagrein en það sem reynslan hefur leitt í ljós er að verulega vantar upp á kennslu og þjálfun í innleiðingu stefnu. Þegar betur er að gáð má segja að innleiðingin sé að vissu leyti allt annað fag.

Stefnumótun er gjarnan unnin á nokkurra ára fresti og horft til 5-10 ára í senn. Hlutverk og gildi eru yfirfarin en það eru hornsteinar fyrirtækisins sem geta staðið í langan tíma. Greining er gerð á innra og ytra umhverfi og mat lagt á líklega þróun þess með rannsóknum og ýmsum greiningarverkfærum. Í framhaldi af því eru sérstaða fyrirtækisins og markmið skilgreind og þannig mótuð framtíðarsýn. En hvað svo?

Ásetningur stjórnenda kann að vera skýr, stefnan úthugsuð og líkleg til að skila miklum árangri. Innleiðingin stöðvast hins vegar oft þegar hinir ýmsu hópar starfsmanna eiga að leggja sitt að mörkum við að koma á nauðsynlegum breytingum. En hvers vegna?

Svarið er m.a. að finna í rannsóknum og aðferðafræði sem Franklin Covey hefur þróað í samstarfi við fræðimenn á borð við Jim Collins og Ram Charan og sett er fram í metsölubókinni 4 Disciplines of Execution (4Dx). Skýringin á erfiðleikum við innleiðingu stefnu er að starfsfólk fyrirtækja er einfaldlega mjög upptekið við að halda rekstrinum gangandi og því reynist erfitt að koma breytingum fyrir í amstri hversdagsins. Stefnumarkandi aðgerðum skipt í þrjá flokka: a) Pennastrik – aðgerðir sem kalla á ákvörðun þeirra sem ráða ferðinni. T.d. kaup á búnaði, rekstrareiningu eða ráðningu starfsmanna. b) Hvirfilbylsverkefni – aðgerðir sem snúa að því að hvernig við getum viðhaldið núverandi rekstri við breyttar ytri aðstæður. c) Hegðunarbreytingar – aðgerðir sem reka okkur til að brjótast úr viðjum vanans, framkvæma hluti sem við höfum aldrei gert áður og ná áður óþekktum árangri.

Hegðunarbreytingar eru erfiðastar en aðferðarfræði 4Dx hjálpar stjórnendum við það verk með því að beina áherslunni að tilteknum þætti í stefnunni í afmarkaðan tíma og virkja starfsmenn með þáttunum fjórum: 1) Skerpa áhersluna á það allra mikilvægasta. 2) Beina athöfnum að því sem getur hreyft okkur í átt að því marki. 3) Mæla árangurinn vikulega á sýnilegan hátt. 4) Búa til stemningu í hópnum til að taka sameiginlega ábyrgð á árangrinum.

Það er nokkuð síðan ég áttaði mig á því að það getur verið erfitt hlutskipti að vera barn ráðgjafa eða fræðimanns, því verkfæri fræðanna eru gjarnan prófuð heima fyrir. Að sjálfsögðu er ég engin undantekning frá þeirri reglu og setti m.a. upp einfalt mælaborð til að breyta hegðun varðandi samstarf fjölskyldunnar um heimilishaldið. Tilraunaverkefnið hefur staðið í fimm mánuði og er árangurinn framar öllum vonum.

Að öllu gamni slepptu þá hefur reynsla fyrirtækja hér á landi og erlendis af þessari aðferð verið góð. Lykilatriði er þó að æðstu stjórnendur taki eignarhald á verkefninu, sýni fordæmi og séu tilbúnir að breyta eigin hegðun. Nýverið var ég viðstaddur kynningu eins af stærri fyrirtækjum landsins á niðurstöðum þriggja mánaða innleiðingar á 4Dx. Stjórnandi upplýsti að á þremur mánuðum hefði loks náðst árangur á tilteknu sviði, sem reynt hefði verið að breyta í 15 ár, án árangurs.

Deila   
Ragnar Guðgeirsson

Ragnar er ráðgjafi og partner hjá Expectus.